Da Johan Hansen begynte i OM Regnskap i desember 2024, var rollen tydelig definert. Han ble ansatt for å jobbe med kvalitet. Med rundt 17 ansatte og stadig strengere krav ønsket ledelsen å samle, strukturere og videreutvikle kvalitetsarbeidet på en mer helhetlig måte.
Samtidig visste de at det var syv år siden forrige kvalitetskontroll, og at sannsynligheten for kontroll i 2025 var stor. Tiden var inne for å ta et tydelig grep.
– Noe av det første jeg gjorde, var å skaffe meg oversikt over hvilke systemer som faktisk kunne støtte kvalitetsarbeidet på en god måte, sier Johan.
Et gjennomtenkt systemvalg
Før OM Regnskap tok i bruk Qbig, satte Johan seg grundig inn i løsningen. Han vurderte struktur, innhold og funksjonalitet, og så spesielt på hvordan systemet kunne fungere i en organisasjon med flere roller og ansvar.
– Det var viktig for meg å velge et system som ga oversikt på et overordnet nivå, sier Johan.
Et av de første konkrete behovene var knyttet til risikovurdering.
– Det første jeg måtte levere, var risikovurderingen til revisor. Med Qbig kunne jeg gjøre vurderinger per område og hente ut en samlet rapport, sier han.
Kvalitet samlet på ett sted
For Johan handler kvalitetsarbeid om struktur, kontinuitet og etterprøvbarhet.
– Det er mye å holde oversikt over, frister, roller, ansvar og dokumentasjon. Da trenger du ett system som samler dette på en ryddig måte, sier han.
Med Qbig fikk OM Regnskap en løsning der oppgaver kan knyttes til roller, følges opp over tid og dokumenteres samlet.
– Det er viktig for meg å vite at de oppgavene vi faktisk skal gjøre, ikke blir glemt, sier Johan.
Kvalitet også i arbeidet mot kundene
Overgangen til Qbig handlet ikke bare om intern kvalitet og overordnet styring. I samme periode byttet OM Regnskap også oppdragsstyringssystem til PowerOffice Go Quality, for å jobbe mer strukturert med kvalitet på kundesiden.
– Det var viktig for oss at kvalitetssystemet ikke bare fungerte internt, men også støttet hvordan vi jobber med kundene, sier Johan.
Lillian, kvalitetsrådgiver fra Qbig, var tett involvert i overgangen, der Johan og OM Regnskap gikk grundig gjennom rutiner og oppdragsavtaler, og sikret at kvalitetsarbeidet hang bedre sammen i møte med kundene.
Maler som gir et godt utgangspunkt
Johan er opptatt av at maler skal være nettopp det, et utgangspunkt. Han har gått grundig gjennom Qbig sine maler, og også kommet med innspill til hvordan enkelte av dem kan bli enda bedre.
– Ingen mal passer hundre prosent. Det viktige er at de gir en god struktur som vi kan tilpasse til vår praksis, sier han.
OM Regnskap tar utgangspunkt i malene og gjør egne justeringer der det er nødvendig.
– Vi markerer egne tilpasninger tydelig, slik at det er lett å se hva som er tilpasset oss, sier Johan.
Kontrollen som bekreftelse
OM Regnskap gjennomførte kvalitetskontroll høsten 2025. Arbeidet i forkant var systematisk, og dokumentasjonen var samlet.
Kontrolløren hadde ingen anmerkninger verken på det overordnede kvalitetsarbeidet eller på kontroll av oppdrag, sier Johan.
Innstillingen var godkjenning, og kontrollen ble en tydelig bekreftelse på at strukturen fungerte slik den skulle.
Dagen etter dette intervjuet fikk også Johan og OM Regnskap endelig svar på kontrollen. De besto kontrollen, uten noen mangler både på overordnet nivå og oppdragsnivå.
Kvalitet handler om tillit
For Johan handler kvalitetsarbeid om mer enn å tilfredsstille formelle krav.
– Kvalitet handler om tillit. Kundene våre må vite at vi har kontroll, både på deres regnskap og på vår egen drift, sier han.
Han peker også på sammenhengen mellom kvalitet, omdømme og autorisasjon.
– Når kvalitet er på plass internt, gir det trygghet også ut mot kundene, sier Johan.
Et verktøy for kontinuerlig arbeid
I dag bruker Johan Qbig som et løpende arbeidsverktøy i kvalitetsrollen.
– Dette er ikke noe du gjør én gang. Kvalitet må følges opp kontinuerlig, sier han.
For OM Regnskap har Qbig blitt en naturlig del av det daglige kvalitetsarbeidet.
– Det gir oss struktur i hverdagen og forutsigbarhet over tid, sier Johan.
Bygget for videre utvikling
Med dedikert kvalitetsansvarlig og et samlet kvalitetssystem står OM Regnskap bedre rustet for videre utvikling.
– Vi har løftet kvalitetsarbeidet betydelig det siste året. Det gir både trygghet og bedre oversikt, sier Johan.