For Elisabeth Olvén i Confi Regnskap har kvalitetsarbeid alltid vært tatt på alvor. Som ett-persons regnskapsbyrå har hun hatt kontroll på krav, rutiner og dokumentasjon, men opplevde likevel at arbeidet krevde mye mentalt overskudd.
– Det var mye som lå i hodet mitt. Det var mange oppgaver, frister og krav å følge opp, og det var krevende å til enhver tid ha full oversikt over status, sier hun.
En kvalitetskontroll for noen år siden bekreftet at arbeidet var gjort riktig, men prosessen tydeliggjorde også hvor mye ansvar som hviler på én person når systemene ikke er samlet på ett sted.
– Det var ikke mangel på rutiner, men mangelen på et enhetlig system som bandt alt sammen og ga meg løpende oversikt, forteller Elisabeth.
Mer kontroll, mindre hodebry
I stedet for å ta alt på en gang, jobbet Elisabeth og May-Lisbeth jevnt gjennom året. De bygde opp et årshjul, la inn frister og ryddet i rutiner på en måte som gjorde kvalitetsarbeidet forståelig.
– Det er så oversiktlig og logisk nå, jeg slipper å gå rundt og prøve å huske alt selv, systemet gjør det for meg, sier hun.
Der hun før opplevde kvalitetsarbeid som noe skremmende og tungt, kjennes det nå håndterbart.
– Kvalitetssystemet føltes uoverkommelig før, nå ser jeg hvor enkelt det egentlig kan være når det er satt opp riktig, sier hun.
Rådgivning som treffer små byråer
Elisabeth legger ikke skjul på hvor viktig støtten fra May-Lisbeth har vært.
– May-Lisbeth er fantastisk, du merker at hun vet hva hun snakker om, sier hun.
Som ett-persons byrå har hun ingen kvalitetsansvarlig å sparre med, og derfor betydde det mye at noen faktisk forstod hverdagen hennes.
– Ingenting føltes dumt å spørre om, hun skjønner hvordan vi små byråer har det, sier hun.
Resultatet, en helt ny ro før neste tilsyn
I dag opplever Elisabeth at kvalitetsarbeidet er blitt en naturlig og ryddig del av driften. Hun vet hva som skal gjøres og når, og hun vet at dokumentasjonen tåler et tilsyn.
– Neste kontroll blir null stress, sier hun.
En løsning som passer små byråer, helt på ordentlig
Elisabeth beskriver Qbig som et system som «bare fungerer», nettopp fordi det er satt opp på en måte som er lett å forstå, selv når man står alene i hverdagen.
Med Qbig har hun fått
• et årshjul som gir oversikt
• frister og rutiner som ikke forsvinner
• et system som avlaster hodet
• dokumentasjon som tåler tilsyn
• en mer forutsigbar og trygg arbeidsflyt
– Det var akkurat dette jeg trengte, sier Elisabeth.