«Tiden strekker ikke til» eller «Jeg må vente til etter momsen» Kjenner du deg igjen?
Årsoppgjøret er i gang og tidspresset er enormt! Det blir som regel knallharde prioriteringer for å komme i mål. Kvalitetsarbeidet blir igjen nedprioritert!
Vi i Qbig vil slå et slag for løpende kvalitetsarbeid. Vi tenker da ikke på det løpende kvalitetsarbeidet på kundene/oppdragene deres. Vi vet at dere hver eneste dag passer på at regnskapet til kundene deres er kvalitetssikret/avstemt og at alle offentlige frister er overholdt. Dette har dere full kontroll på!
Elefanten er her en metafor for det overordnede kvalitetsarbeidet
Overordnede nivået tenker du kanskje, hva er nå det? Jo det skal vi fortelle deg
- Overordnet kvalitetsarbeidet er å få på plass byråets virksomhetsinnrettet risikovurdering og rutiner ihht. hvitvaskingsloven
- Overordnet kvalitetsarbeid er å påse at det blir avholdt styremøter for gjennomgang av hvitvaskingsregelverket, stikkprøvekontroller og byråets risikovurdering
- Overordnet kvalitetsarbeid er å definere strategi og kvalitetsmål for foretaket, men også påse at selskapet har kapasitet og kompetanse til å drive forsvarlig
- Overordnet kvalitetsarbeid er å utarbeide rutiner og retningslinjer for å sikre at alle ansatte jobber på samme måte og innenfor lovkravene
- Overordnet kvalitetsarbeid er å sikre og overvåke at IKT-risiko er på et akseptabelt nivå i foretaket
- Overordnet kvalitetsarbeid å få en oversikt over de oppgavene som byrået må forholdet seg til for å kunne opprettholde autorisasjonen fra Finanstilsynet
Så, tilbake til elefanten. Ofte er denne oppgaven så stor og uoverkommelig at man aldri kommer skikkelig i gang. Det er også vanskelig å vite hvor man skal starte.
Du kan ikke spise en elefant i en jafs, men du kan spise den bit for bit
Hva med å bli løpende ajour med det overordnet kvalitetsarbeidet? Er det mulig?
Vi mener ja!
Ikke vent med det overordnede kvalitetsarbeidet til høsten. Begynn allerede nå, i det små og jobb deg gjennom bit for bit.
- Et tips kan være å bestemme seg for å ta en oppgave hver annen uke
- Kanskje skal du utarbeide eller oppdatere nye rutiner
- Kanskje skal du ta fatt på risikovurdering og rutiner på hvitvaskingsområdet. Var det ikke kommet noe nytt der siden sist?
- Eller hva passer ikke bedre enn i disse årsoppgjørstider, å starte med gjennomgang av rutinen for årsoppgjør?
- Test rutinen ut i organisasjonen og få den tilpasset ditt eget byrå
- Kanskje er det ikke du som daglig leder eller kvalitetsansvarlig som skal skrive selve rutinen på lønnsområdet – men den som faktisk kjører lønn
- Husk at du trenger ikke å gjøre alt alene
Hvilke oppgaver må jeg ha på plass for å få kontroll på det overordnede kvalitetsarbeidet?
Qbig er utviklet for deg som har en sentral rolle i det overordnede kvalitetsarbeidet i regnskapsbyrået.
Her gir vi deg oversikten over hva du må ha på plass, hvordan du skal gjøre det og maleverk som du kan laste ned å tilpasse til ditt byrå. Alle dokumenter lagret i et system.
Elefanten er spist og du kan sove godt om natten vel vitende om at du har et system og rådgivere i ryggen som hjelper deg!
Kontakt oss dersom du vil høre mer om dette
